Vahanen-yhtiöt: Mihin toimitiloja oikeastaan enää tarvitaan?

Koronaepidemia pakotti työelämän ottamaan ison digiloikan, kun eristämisen seurauksena siirryttiin hyvin nopealla liikkeellä etätyöskentelyyn. Vahanen-yhtiöiden henkilöstökyselyn mukaan vain noin 20 prosenttia työntekijöistämme työskentelee jatkuvasti toimistolla ja yli 80 prosenttia ovat erittäin tyytyväisiä epidemian käynnistämään etätyökäytäntöön.

Uskon, että epidemian aikainen työtavan muutos on tullut jäädäkseen. Epidemian seurauksena toimiala muuttuu merkittävästi ja pysyvästi entistä digitaalisempaan suuntaan. Jatkossa meillä on mahdollista tehdä töitä muualla kuin toimistolla keskimäärin kolme päivää viikossa. Tämä muuttaa radikaalisti toimitilojemme käyttöä.

Henkilöstötutkimuksemme mukaan kiinteistö- ja rakennusalan asiantuntijat kaipaavat ennen kaikkea työ- ja keskittymisrauhaa, jota yleensä löytyy jostakin muualta kuin edellisen toimitilatrendin synnyttämiltä avokonttoreilta. Avotoimistoihin on tehty vetäytymistiloja, mutta ei riittävästi, kun valtaosa asiantuntijoista toivoo omaa rauhaa. Tyhjää lattiapinta-alaa on toimistollamme tällä hetkellä ylellisen paljon, minkä ansiosta kaikille löytyy rauhallista tilaa, mutta väljien tilojen ylläpito ei ole kustannustehokasta. Vaikka asiantuntijatyössä tarvitaan kohtaamisia tiimien kesken ja asiakkaiden kanssa, varsinainen työ on itsenäistä puurtamista, jonka voi suorittaa lähes missä tahansa.

Toimitilakysymyksissä mennään usein helpoimman kautta muokkaamalla aiempia tiloja monipuolisempaan ja kustannustehokkaampaan suuntaan. Käynnissä on kuitenkin niin iso muutos, että on syytä kyseenalaistaa koko toimitilan käsite. Pitää miettiä, mihin toimitiloja oikeasti tarvitaan.

Nykytilanteessa toimitiloja tarvitaan nykytilanteessa ennen kaikkea yhteisöllisyyteen, osaamisen jakamiseen ja asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tapaamiseen. Yrityksellä ei kuitenkaan tarvitse olla vain yksi tietty toimisto yhdessä paikassa, vaan tiloja voi olla vaihtelevasti eri paikoissa tarpeen mukaan. Yritysten ei kannata enää sitoutua kiinteistönpitoon tai monivuotisiin vuokrasopimuksiin vaan hyödyntää toimitilatarjontaa juuri senhetkiseen tarpeeseensa. Markkinoilla on tarjolla lyhytaikaisia ja tilapäisiä tilaratkaisuja, ja monelle yritykselle joustava tilankäyttö toimisi nykyistä toimintatapaa paremmin.

Kiinteistö- ja rakennusalan projekteissa kokoontumisia tarvitaan muutaman kerran kuukaudessa muutaman tunnin verran, ja yritykset voivat tahoillaan miettiä, kannattaako sen vuoksi sitoutua pysyviin toimitiloihin. Työtavan muutos edellyttää toimitilojen tarjoajilta joustavuutta ja uutta liiketoimintamallia ja asettaa mielenkiintoisia haasteita suunnittelijoille. Tilojen kevyt muokkaus etätyötä ja videokonferensseja varten ei riitä.

Uudisrakentamisen puolella on paljon mahdollisuuksia tukea toimitilamarkkinan kehittymistä nykyistä tehokkaampaan, joustavampaan ja houkuttelevampaan suuntaan. Hybridikohteissa toimitilat pystytään sijoittamaan asumisen yhteyteen ja lähelle kaikkia niitä palveluita, joita ihmiset työn ohessa tarvitsevat. Näin saadaan aikaan integroitu kokonaisuus, joka on kaikkien lähistöllä asuvien ja työskentelevien käytettävissä riippumatta siitä, minkä yrityksen palveluksessa he toimivat. Tämä tukee myös eri toimialojen spontaania verkostoitumista. Vaikka asiantuntijat nauttivat etätyön antamasta työrauhasta, suurin osa kaipaa silti kollegojen tapaamista ja kuulumisten vaihtamista. Hajautetuissa työtiloissa suhteita on luontevaa luoda ja ylläpitää omien työkavereiden lisäksi myös eri yritysten ja organisaatioiden kesken.

Asiantuntijatyössä ei ole väliä, tehdäänkö työ toimistolla vai jossakin muualla, koska lopputulos ratkaisee. Projektityön pitää tietysti olla tahdistettua ja sovitettua tiimin tekemiseen, mutta muuten paikalla ei ole väliä. Asiantuntijatyön käsitteet ja käytännöt muuttuvat parasta aikaa. Etätyöstä puhutaan, koska työnantajien vastuita ohjataan ulkopuolelta lainsäädännöllä, joka pakottaa erottamaan toimistossa tehdyn työn muualla tehdystä. Haluttu jouston lisääminen aiheuttaa haasteita henkilöstöhallinnolle, mutta lainsäädäntö seuraa kyllä perässä pienellä viiveellä, kun käytännöt muuttuvat. On selvää, että asiantuntijan pitää saada valita aika ja paikka, jossa työnsä suorittaa, kunhan projekti etenee sovitun mukaisesti.

Yksi etätyön ja -kokousten merkittävimmistä eduista on turhista siirtymisistä eroon pääseminen ja liikenteen väheneminen. Ruuhkissa jumittaminen ei ole kenenkään etu. Epidemian ansiosta olemme havainneet, että jopa työmaakokoukset voidaan huolellisesti valmisteltuina hoitaa etänä Teamsin kautta. Kokoukseen voivat osallistua nekin, jotka eivät normaalisti työmaakoppiin mahtuisi, kuten alan opiskelijat. Etäkokouksilla on siis merkitystä myös käytäntöjen ja osaamisen kehittämisen sekä tiedon jakamisen tehokkuuden kannalta. Nuoret voivat puolestaan opastaa alan konkareita digisovellusten käytössä.

Jos tekee työtä kotona tai mökillä, työtilan ja olosuhteiden pitää olla yhtä laadukkaat ja ergonomiset kuin toimistolla. Tämä aiheuttaa kustannuksia, joten on tärkeää, että työtilojen muutos otetaan huomioon verotuksessa, kun matkakulut vähenevät.

Rakentamisen laatu on kriittinen kysymys Suomessa, kun sääolosuhteet vaihtelevat pakkasesta rankkasateisiin ja helteeseen. Rakentamisen laaduttomuus johtuu yleensä kiireestä, joten kun ajankäyttöä tehostamalla saadaan kiire hallintaan, se korreloi suoraan rakentamisen laatuun, vaikka tätä voi olla vaikeaa mitata. Tavoitteena on saada kaikki turha, kuten paikasta toiseen siirtyminen, pois tekemisestä. Kun ei tarvitse miettiä, onko oikeassa paikassa oikeaan aikaan, suorituskykyä vapautuu enemmän itse asiaan. Vahasella siirrytään etätyökulttuuriin vahvemmin kuin puoli vuotta sitten epidemian alussa osasimme ajatella, ja tarjoamme tähän kehitykseen liittyviä ideoita ja ratkaisuja myös yhteistyökumppaneillemme ja asiakkaillemme. Muutos on jo käynnissä, ja me olemme ensimmäisten joukossa siinä mukana.

Blogitekstin kirjoittaja Risto Räty on Vahanen-yhtiöiden konsernijohtaja.