Kun työtiloja uusitaan ja siirrytään monitilatoimistoihin, vaikuttavat henkilöstön tyytyväisyyteen paitsi tilat myös tilamuutoksen toteutustapa, selvisi Työterveyslaitoksen tutkimuksessa.
– Tilamuutoksen onnistumiseksi on tärkeää kertoa henkilöstölle avoimesti muutoksen perusteluista ja tavoitteista sekä ottaa henkilöstö aidosti mukaan suunnitteluun, sanoo vanhempi asiantuntija Pia Sirola Työterveyslaitoksesta.
– Siirryttäessä omista työhuoneista monitilatoimistoon on tärkeää uudistaa paitsi tiloja, myös työn tekemisen tapoja. Keskustelun tarve työtapojen muutoksista ja muutosten syistä on tärkeä ymmärtää teknisen tilamuutoksen ohella. Tämä asettaa erityisiä haasteita muutosprosessin johtamiselle ja esihenkilöille, Sirola toteaa.
Työterveyslaitoksen tutkimus tehtiin julkisen sektorin asiantuntijaorganisaatiossa, jossa noin 300 henkilöä muutti omista tai kahden hengen työhuoneista monitilatoimistoon.
Tutkimuksessa selvitettiin henkilöstön kokemuksia työympäristön muutosprosessista sekä sitä, miten kokemukset selittivät tyytyväisyyttä uusiin tiloihin.
Muutosjohtamisesta kysyttiin ennen muuttoa ja työympäristötyytyväisyydestä ennen muuttoa ja vuosi muuton jälkeen.
Tulosten mukaan tyytyväisyys työtiloihin heikkeni vuosi muuttamisen jälkeen. Yksilölliset erot olivat kuitenkin suuria.
Tyytyväisyyden muutosta selitti eniten se, miten henkilöstö suhtautui muutoksen perusteluihin. Henkilöstö kritisoi myös riittämättömiä mahdollisuuksiaan vaikuttaa tilaratkaisuun sekä näkemystensä huomiotta jättämistä prosessin aikana.
Aikaisemmista tutkimuksista tiedetään, että muutto omista työhuoneista monitilatoimistoon koetaan hankalammaksi kuin muutto avotoimistosta monitilatoimistoon.
Työterveyslaitoksen mukaan laadukas muutosjohtaminen on tärkeää erityisesti huonetoimistoista muutettaessa. Huomiota tulee kiinnittää muutoksen perusteiden selventämiseen työntekijöille ja vaikuttamismahdollisuuksien tarjoamiseen muutoksen aikana. Käyttäjäkokemuksia pitää seurata ja ryhtyä tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin.
