Toimisto elämää varten

Työnteon muuttuminen heijastuu toimitilojen suunnitteluun ja rakentamiseen. Kuinka varautua siihen, että kohta on tarve muuttaa toimisto muuhun käyttöön? Millainen on toimitila, jossa ihmisen tuottavuus on parhaimmillaan ja joka tuo lisäarvoa koko päivään, työtuntien ulkopuolellekin?

Teksti: Jaana Ahti-Virtanen

Tällä hetkellä erilaiset tilatyypit – hotellit, toimistot ja ravintolat – alkavat muistuttaa visuaalisesti jo toisiaan, Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy:n toimitusjohtaja Jari Inkinen sanoo. Inkisen mukaan tulevaisuuden työtiloissa korostuu tilaratkaisut, joissa erilaisiin työn tekemisen mahdollisuuksiin kiinnitetään yhä enemmän huomiota. Toimitilasuunnitteluun keskittyneen Scope Design Oy:n toimitusjohtaja Jenni Koskela sanoo, että jatkossa toimistotilat suunnitellaan ihmisille, ei työntekijöille.

– Tietotyötä tekevät ihmiset jakavat päivänsä jaksoihin, joissa aikaa vietetään toimintaa parhaiten tukevassa ympäristössä. Virtuaalitodellisuus ja muut kehittyvät teknologiat tuovat jatkuvasti uusia mahdollisuuksia etätyöhön, mutta ihmisen tarve sosiaalisille kontakteille ja fyysiselle läheisyydelle ei tule muuttumaan. Toimistoympäristöstä pitää löytyä paikkoja rauhoittumiseen, sosiaalisuuteen ja kuntoiluun, Koskela sanoo.

Hybridirakennus ei jää tyhjäksi

Jenni Koskela toivoo, että tulevaisuudessa toimitilojen suunnittelu mahdollistaa nykyistä paremmin työn ja muun elämän yhteensovittamisen kaikissa elämänvaiheissa.

– Tällöin toimistorakennusten palvelut monipuolistuvat entisestään, ja ne palvelevat yritysten työtekijöiden lisäksi heidän perheitään ja ystäväpiirejään. Näistä työelämän hubeista löytyy kaikki ravintoloista ja kuntosaleista hotellimaisiin yöpymistiloihin ja lasten leikkipaikkoihin.

Jari Inkinen on samaa mieltä.

– Rakennukset tulevat olemaan enemmän hybridimäisiä. Samassa rakennuksessa voi olla työtilojen lisäksi asuntoja, liiketiloja, ravintoloita ja jopa hotelli, jos se sijoittuu liikenteellisesti oikeaan paikkaan. Tämä tietysti asettaa kiinteistönomistajat uuteen tilanteeseen, jossa yhden 10 vuoden vuokrasopimuksen sijaan talo täyttyy erilaisista käyttäjistä omine toiveineen ja elintapoineen. Pidän tätä kuitenkin kestävämpänä mallina, koska on erittäin epätodennäköistä, että talo jää koskaan vuosiksi tyhjilleen niin kuin nyt, jos ainut vuokralainen lähtee talosta. Se on ekologista, koska jos taloja tehdään, niitä pitää myös käyttää.

Hybridirakennukset tarvitsevat toteutuakseen uutta ajattelua kaavoitukseen.

– Se vaatii myös kaupunkia suunnittelevilta arkkitehdeilta herkkää korvaa ja silmää, kun ratkaisujen vaikutus ylettää vuosikymmenten, jopa sadan vuoden päähän. Korkeiden toimistorakennusten kanssa olisin varovainen. Tällä hetkellä jo toteutetut toimistotornit ammottavat tyhjyyttään, koska niiden kerroskohtainen pinta-ala on liian pieni isoille yrityksille. Ja pienillä ei ole varaa maksaa vuokria. Kukaan iso toimija eri halua sijoittaa organisaatiotaan kymmeneen eri kerrokseen, koska yhteisöllisyys kärsii merkittävästi sellaisessa tilaratkaisussa. Jos toimistotorneja kaavoitetaan, pitäisi kiinteistönomistajille antaa mahdollisuus muuttaa ne myös asunnoiksi, jos tilanne sen vaatii, Jari Inkinen toteaa.

Kuori meiltä, sisus teiltä

Jenni Koskelan mukaan yritykset valitsevat nykyään toimitilansa omien työntekijöidensä määrän perusteella vaikka työnteko vaatisi toisenlaista laskentaa.

– Jo nyt monen yrityksen toiminta on verkostomallista tiivistä yhteistyötä kumppanien ja alihankkijoiden kanssa, ja yhteisiä projektitöitä tehdään neuvottelutiloissa, kahviloissa ja missä tahansa tiloissa, joihin kulloinkin sattuu mahtumaan. Kannustaisin yrityksiä miettimään, kannattaisiko myös tärkeimmille yhteistyökumppaneille varata sopivat työskentelypisteet yritysten omien työntekijöiden seasta ja mitä hyötyjä sillä saavutettaisiin. Toisaalta Business Park -tyyppisissä toimistoympäristöissä yhteiskäyttöiset coworking-tilat yleistyvät ja mahdollistavat juuri tällaisen verkostomallisen työyhteisön tehokkaan yhteistyön yrityksen omien tilojen läheisyydessä, Koskela sanoo.

Yksin- ja pienyrittäjien toimistoiksi sekä toisaalta suurempien yritysten lisätiloiksi tarkoitettuja coworking-tiloja valmistuu nyt suunnilleen kaikkiin uusiin toimistorakennuksiin, mutta myös kauppakeskuksiin ja ydinkeskustojen kivijalkoihin.

– Ihmiset haluavat tehdä töitä yhä enemmän yhdessä. Ja vaikka oma yritys olisikin vaikka vain yksi henkilö, hän haluaa kuulua johonkin heimoon ja olla heidän kanssaan, Jari Inkinen toteaa. Sisustusarkkitehdit Gullstén & Inkinen Oy on suunnitellut Technopolis Oyj:n UMA-coworking-tiloja.

Jatkossa yhä harvempi yritys omistaa toimitilansa ja vuokralaiseksi asettuminenkin on aiempaa kevyempi ratkaisu.

Jari Inkinen uskoo, että rakennuksen ulkokuoren ja sisätilojen välinen rajapinta vahvistuu.

– Kiinteistönomistajat eivät enää tulevaisuudessa pyri rakentamaan täysin asiakkaalleen räätälöityjä tilaratkaisuja, vaan pyritään kevyeen yleispätevään tilaan, jonka vuokralainen voi itse varustaa. Esimerkkinä tästä ovat markkinoille tulleet erilaiset POD-ratkaisut, joissa pieniä perinteisiä huonetiloja korvataan koottavilla ja siirreltävillä tilaelementeillä. Silloin ei pureta ja rakenneta mitään turhaan muutaman vuoden takia, kun lyhyt vuokrasopimus loppuu.

Vuokralaiseksi tuleva yritys voi myös ostaa koko toimiston pyörityksen palveluna. Palvelun tarjoajalta tulevat kalusteet ja niiden muutokset tarpeen mukaan. Tarvetta seurataan IoT-datasta.

– 10 vuoden päästä yhä useampi yritys tulee hankkimaan tilat palveluna. Yrityksen tarpeiden mukaan muuntuvat tilat hankitaan kokonaiskuukausimaksulla kalusteineen sisustuksineen päivineen. Tällöin yrityksen tiloihin sijoittamat varat ovat jatkuvasti parhaassa mahdollisessa käytössä, eikä se maksa tyhjistä neliöistä, vanhoista rikkinäisistä kalusteista tai vanhentuneesta tekniikasta, jotka eivät palvele enää liiketoimintaa, Jenni Koskela sanoo.

Ihmisen hyvä olla

Koskelan mukaan yksi tärkeimmistä toimitilasuunnittelun kehityssuunnista on ihmiskeskeisyys. Se tarkoittaa työympäristöä, joka tukee työntekijän hyvinvointia ja terveyttä.

Ihmiskeskeisyys ja aisti- ja aivotutkimuksien tulokset yhdistyvät Conbalance Oy:n konseptisuunnittelija Margit Sjöroosin luomassa aistiystävällisessä Stress free area®- konseptissa, jota on käytetty muun muassa TUI Finlandin ja Constin pääkonttoreissa. Aistiystävällisyys on vaativa konsepti: ihmiset ovat tutkitusti erilaisia. Joukossa on eri lailla muistavia ja eri lailla aistiherkkiä. Esimerkiksi nimettyjen työpisteiden poisto ei ole kaikille vain ilmoitusasia.

– Visuaaliset muistajat tarvitsevat työpöydällä levällään olevaa aineistoa asioiden tehokkaaseen hoitamiseen. Visuaalisia muistajia on paljon, eikä yrityksillä ole varaa heikentää heidän tuottavuuttaan. Minä olen visuaalinen muistaja. Minun olisi mahdotonta purkaa työpöydällä olevat tavarat joka päivä ja levittää ne uudelleen joka aamu, Sjöroos sanoo.

Sjöroosin mukaan turvallisuuden tunteen tarve on sitä suurempi mitä luovempi ihminen on kyseessä.

– Jos ei ole turvallisuuden tunnetta, ihminen tekee paniikissa stressipohjaisia ratkaisuja. Turvallisuuteen liittyy ympäristön ominaisuuksien lisäksi rutiinit ja johtamistapa. Joka-aamuinen työpisteen etsintä ei tuo turvallisuuden tunnetta.

Osa tarvitsee strukturoitua ympäristöä, osa viihtyy jatkuvasti vaihtuvassa ympäristössä.

– Kun työntekijöiden ominaispiirteet tunnetaan, toimitilojen suunnittelussa otetaan entistä paremmin huomioon erilaiset tarpeet. Hyvään tuottavuuteen tarvitaan myös hyvää johtamista. Johtajan pitää tuntea itsensä ja alaisensa.

Aistiystävällisiin käyttötiloihin ei Sjöroosin mukaan tarvita harkitsemattomia wau-efektejä, vaan ratkaisuja, jotka tukevat työntekemisen rutiineja. Tilojen täytyy olla virkeyttä ylläpitäviä ja säädettäviä. Silloin pitää miettiä akustiikkaa, äänimaisemointia, valaistusta, värien lämpötiloja, sisäilmastoa.

Sjöroos sanoo, että aistiyliherkkiä on jopa 20 prosenttia. He päätyvät usein kehittäjiksi, tiiminvetäjiksi ja asiakaspalveluun, koska pystyvät ottamaan loppukäyttäjänkin huomioon.

– Meluherkkiä on enemmän kuin aistiyliherkkiä. Osa meluherkkyydestä on hermostoperäistä, osa vaurioiden synnyttämää.

Ruuhkavuosien stressitaso eli yhteiskunnan kuormittavuus madaltaa melunsietokykyä.

– Elämässä on jo tarpeeksi kuormitusta: ihmisen monta roolia, kaupunkirakenteen muuttuminen, sosiaalinen media, maailman tila. Työympäristön ei ole syytä lisätä kuormaa. Tulee vielä aika, kun Stress free area-ajattelu toimitilojen suunnittelussa on itsestään selvää.