Rakennusalan konsulttitoimisto Copla Oy:n kehittämä DocStarter®-sovellus nopeuttaa ja yhtenäistää rakennusalan dokumentointia sekä vähentää virheiden mahdollisuutta. Sovellus toimii Windows-ympäristössä ja automatisoi Microsoft Office -asiakirjojen laadinnan.
Rakennusalalla työntekijöillä on tyypillisesti lukuisia malliasiakirjoja käytettävissään. Työntekijät kopioivat niitä tai osia niistä ja lähettelevät niitä toisilleen sähköpostilla. Mallipohjat hukkuvat heidän koneilleen, tieto on sirpaleista ja hajallaan. Sovelluksen ansiosta mallipohjia ei tarvitse enää etsiä palvelimelta tai pyytää työkaverilta.
DocStarter-menetelmässä ainutlaatuista on, että asiakirja luodaan tietokantaan tallennetuista asiakirjan osista, jolloin virheitä ei tapahdu. Myös asiakirjan ulkoasu on yhtenäinen ja yrityksen brändin mukainen. Yritys voi siirtää haluamansa malliasiakirjat tietokantaan ja rakentaa niistä uusia dokumentteja osa kerrallaan.
Sovellus on alun perin kehitetty yhtiön omaan käyttöön, mutta nyt se lanseerataan markkinoille. Vuonna 2016 toteutuneen Tekes-hankkeen jälkeen sovellusta on määrätietoisesti kehitetty kohti kaupallista tuotetta.
Copla Oy on käyttänyt sovellusta tutkimus-, suunnittelu- ja valvontatehtävissä. Kosteus- ja homevauriokohteissa raportit ovat kymmeniä sivuja ja liitteitä on useita. Suuri osa raportista koostuu vakiosisällöstä, joka on DocStarterin avulla mahdollista liittää mukaan vaivattomasti.
Myös tarjousasiakirjat ja urakkasopimukset syntyvät sovelluksen avulla nopeasti ja vaivattomasti. Arvioiden mukaan esimerkiksi muistiot syntyvät 30 % nopeammin, tarjoukset 40 % nopeammin ja kilpailutusasiakirjat 50 % nopeammin.
”Ensivaiheessa kohderyhmänä ovat rakennusalan konsulttitoimistot ja rakennusliikkeet, joilla on tarve kehittää prosessejaan. Sitten käyttäjäkuntaa pyritään laajentamaan esimerkiksi tuoteteollisuuteen ja kuntasektorille. Sovellus ei ole toimialasidonnainen, vaan siitä hyötyvät kaikki, jotka joutuvat työssään tuottamaan laadukasta dokumentaatiota”, Copla Oy:n toimitusjohtaja Saku Lukkala sanoo.
”Rakennusala on yksi vähiten digitalisoituneista aloista (McKinsey Global Institute Industry Digitization Index 2015). Vanhentuneiden toimintamallien tilalle tarvitaan digitaalisia ratkaisuja, jotka on kehittänyt alan tarpeet ja ongelmat tunteva taho.”
