Suomen Microsoftin kymmenisen vuotta vanhat toimitilat Keilarannassa eivät enää mahdollistaneet henkilöstömäärän kasvua. Päästäkseen eroon jäykistyneestä tilanjaosta yritys käynnisti keväällä 2010 hankkeen, joka nimettiin Matkaksi työn tulevaisuuteen.
Käytännössä uudistushanke tarkoitti kahden ja puolen toimistokerroksen sisätilojen purkamista ja uudelleenjärjestelyä. Uudistuksen myötä henkilökohtaisista työpisteistä luovuttiin toimitusjohtajaa myöten, ja tilalle tuli antaa luonnollisesti jotakin parempaa.
Tilat jaettiin vyöhykkeisiin, joiden tunnelma poikkeaa toisistaan. Nyt työntekijä voi valita työskentelytiloista sen, joka tukee käsillä olevaa työvaihetta: ääripäitä edustavat hiljainen kirjasto ja kahvilamainen Kohtaamispaikka. Tilavalinnallaan henkilö viestittää, salliiko työ keskeytyksiä, vai tarvitaanko rikkoutumatonta työrauhaa.
Entinen huonekonttori on nyt avara kohtaamispaikka, jossa läpinäkyvyys on olennainen osa työtä.
Pelisäännöt uudistetaan
Suomen Microsoftilla haluttiin tilojen ja pelisääntöjen uudistamisen kautta edistää työn joustavuutta, sekä työpaikan yhteisöllisyyttä. Nämä vastakkaisilta kuulostavat tavoitteet saavutettiin yhteisillä keinoilla.
– Joustavuutta lisäämällä edistetään työntekijän elämänlaatua, ja vahvistetaan työntekijän sitoutuneisuutta ja tuottavuutta. Hyödyntämällä tehokkaasti viestintäteknologiaa henkilö voi olla todellakin läsnä olematta fyysisesti paikalla, vakuuttaa Microsoft Oy:n toimitusjohtaja Ari Rahkonen.
Jotta etäältä tehdyn työn näkökulma ei painottuisi liiallisesti, Microsoftin sisäisessä viestinnässä tuotiin esiin työtovereiden fyysisen tapaamisen merkitystä hyvinvoinnille, sekä kohtaamisten antia itse tietotyön sisällölle.
Microsoftin pilottiryhmässä pohdittiin työn tekemisen käytäntöjä läpinäkyvyyden, läsnäolotietojen, tiimityön ja yhteisöllisyyden kannalta. Tältä pohjalta laadittiin teknologian käyttöä koskevat pelisäännöt. Tehokäyttöön pääsivät muun muassa pikaviestimet, videoneuvottelut sekä verkossa toimivat ryhmätyövälineet.
Uutta työn tekemisen kulttuuria päätettiin kutsua läsnätyöksi. Uudissana pyrkii tekemään näkyväksi työntekijän ja työnantajan välisen luottamuksen ja tavoitettavuuden. Samalla termi nostaa esiin kehittyneen teknologian hyödyt, jotka useissa yrityksissä ovat vajaakäytössä.
Tarve ja teemat
Microsoftin mukaan tärkeä tekijä onnistuneen muutoksen läpiviennissä on yrityksen vision ymmärtävä suunnittelija. Microsoftin tilauudistuksen suunnitellut Kohina Oy on urbaaneihin ympäristöihin ja korjausrakentamiseen erikoistunut arkkitehtitoimisto. Yrityksen suunnittelukohteena on ”kaikki se, mikä kaupungeissa ja ympäristöissä on lähellä ihmistä”.
Kohina Oy:n osakas, arkkitehti Susanna Kallio kertoo, että Microsoftin toimitilat järjesteltiin uudelleen toiminnallisista ja tilallisista lähtökohdista. Olemassa olevia teknisiä järjestelmiä ja kalusteita haluttiin luonnollisesti hyödyntää mahdollisuuksien mukaan.
– Käytimme paljon aikaa erilaisten sähköistysratkaisujen tarkastelemiseen, jotta saimme aikaan mahdollisimman paljon mobiileja työpisteitä. Avotilassa olevia varusteltuja työpisteitä on nyt noin 100 kappaletta, ja avotilassa olevia työpisteitä ilman näyttöä on saman verran.
– Lyhytaikaiseen työskentelyyn soveltuvia touch down -työpisteitä, kuten kahvilapöydät tai puolikorkeat ja korkeat pöydät, on yhteensä 130, Kallio laskeskelee.
Ensimmäisessä palaverissa Kohinalle esitettiin myös toive tilojen teemallisuudesta.
– Visuaalisen ilmeen lähtökohdaksi rakensimme tarinan ja konseptit. Käyttäjäkunnan huomioiden pyrimme nuorekkuuteen, viihtyisyyteen ja värikkyyteen. Valaistus, kalusteet ja värit harkittiin vaihtelevien teemojen mukaan sillä tavoin, että kokonaisuudesta muodostui yhtenäinen, Susanna Kallio hahmottelee kokonaisuutta.
Työpisteiden lisäksi tilat sisältävät 16 kappaletta kolmen hengen focus room -neuvotteluhuoneita, sekä 12 isompaa neuvottelutilaa. Ulkoisia neuvotteluhuoneita on 16 kappaletta, ja puhelinkoppeja saman verran.
Läsnätyön teesejä
Suomen Microsoftin johtaja Mika Okkola kertoo, kuinka välineiden lisäksi työskentelytavat ovat muuttumassa: sosiaalisen median käytännöt tulevat hänen mukaansa syrjäyttämään sähköpostin.
– Uudet käytännöt kannustavat työn prosessin läpinäkyvyyteen: työntekijät voivat osallistua toistensa projekteihin kommentoimalla niitä. Yhdessä työstämistä voidaan tehdä ajasta ja paikasta riippumatta, ja virtuaalinen läsnäolo muodostuu todelliseksi läsnäoloksi, kuvailee Okkola.
Työhön sitoutumiseen kuuluva imu käy rinnan tuottavuuden kanssa, kertoo Työterveyslaitoksen vanhempi tutkija Jari Hakanen.
– Työn imua kokevat henkilöt muokkaavat muita todennäköisemmin työtään haastavammaksi. He etsivät itse tarvittavia voimavaroja ja kykyjä työstä suoriutumiseen.
Työhyvinvointitutkijan näkökulmasta läsnätyö-konseptin mahdollisuudet piilevät työssä oppimisessa ja hiljaisen tiedon siirtymisessä, oman itsen johtamisessa, sekä – ehkä hieman yllättäen työn itsensä tarjoamissa mahdollisuuksissa rasituksista palautumiseen.
Monta oppia matkalta
Matka työn tulevaisuuteen -hankkeelle asetettuja tavoitteita on jo saavutettu. Vuoden 2011 Suomen Parhaat Työpaikat -mittaus kertoo, että Microsoftin henkilöstö kokee tulevansa entistä enemmän huomioiduksi työtä ja työympäristöä koskevassa päätöksenteossa.
Yrityksen oman henkilöstötutkimuksen mukaan lähes kaikki viihtyvät uudistetuissa työtiloissa, ja tuntevat valinnanvapauden lisääntyneen. Joka toinen kokee yhteisöllisyyden lisääntyneen, vaikka lähes puolet henkilöstöstä tekee nyt enemmän läsnätyötä toimiston ulkopuolella kuin ennen!
Kehittämishankkeen työryhmien kokemuksista pystyttiin hahmottelemaan muutoshankkeen menestystekijöitä. Niistä ensiarvoisen tärkeäksi todettiin johdon tuki muutokselle, sekä johdon antama esimerkki.
Avoimen viestinnän ja yhteisen keskustelun avulla pystytään osallistuttamaan henkilöstöä, ja luomaan yhteinen visio tavoitteista sekä lopputuloksesta. Tuntuva alkustartti auttaa muutoksen käynnistämisessä.
– Microsoftilla omien tavaroiden minimointi, ja paikattomuuden harjoittelu väistötilojen leiritunnelmissa toimivat hyvinä muutoksen katalysaattoreina, vahvistaa henkilöstöjohtaja Tytti Bergman.
Uudistuksen jälkeisinä kuukausina on alkanut näkyä myös taloudellisia hyötyjä: sekä puhelin- että matkakulut ovat vähentyneet viidenneksellä. Henkilöä kohden lasketut kiinteistökustannukset ovat niin ikään laskeneet, sillä uusi työskentelytapa mahdollistaa henkilömäärän kasvamisen tiloissa vielä 26 prosenttia.
Tulokset ovat olleet siinä määrin rohkaisevia, että Microsoft käy parhaillaan keskusteluita vastaavista uudistuksista useiden asiakasyritystensä kanssa.
Microsoftin työntekijöiden blogi heidän matkastaan työn tulevaisuuteen löytyy osoitteesta www.microsoft.fi/läsnätyö.
