KAVAn päätehtävänä on kotimaisen audiovisuaalisen kulttuuriperinnön pelastaminen ja säilyttäminen jälkipolville. Henkilökuntaa valtion virastolla on noin 70.
Muutto isompiin tiloihin tuli ajankohtaiseksi, kun kansallisen audiovisuaalisen arkiston toiminnan piiriin lisättiin myös radio- ja TV-ohjelmien arkistointi. Lisäksi edellinen vuokrasopimus oli katkolla vuokranantajan vaihduttua. Valtion laitoksen muutto ei ole aivan yksinkertainen prosessi. Sääntöjen mukaan on sovellettava valtiovarainministeriön toimitilastrategiaa, jossa ohjeistetaan muun muassa liiketilojen sijaintia, neliörajoja sekä hintatasoa.
KAVA tarvitsee toimiakseen varsin erityyppisiä tiloja saman katon alle. Kirjasto vaatii rakenteilta tavallista suurempaa kantavuutta. Elokuvateatterin rakentaminen on aivan oma lukunsa. Erilaisten työpisteiden ja julkisten tilojen lisäksi tarvitaan myös tilaa arkistointiin. Sopivat noin 2500 neliömetriä kattavat tilat löytyivät Sörnäisten rantatieltä Helsingistä Partekin entisestä pääkonttorista ja sementtivarastosta, joissa on viime vuosina ollut muita toimijoita.
Yhteistyökumppaniksi uusien tilojen suunnitteluun valittiin minikilpailutuksen kautta Workspace Oy, joka on keskittynyt työympäristöjen kehittämiseen strategialähtöisesti useasta eri näkökulmasta käsin. Yritys on alan suurin toimija.
KAVAn apulaisjohtaja Mikko Kuutti oli arkkitehdin koulutuksen takia luonteva valinta koordinoimaan johdosta ja henkilöstöstä koostuvan muuttoryhmän kanssa yhteistyötä Workspacen Heikki Prokkolan ja Salla Eskolan kanssa. Toimintaa ja identiteettiä mietittiin yhdessä hyvässä vuorovaikutuksessa. Lopulta yleisilmeestä muotoutui yleispohjoismaalaisen neutraali.
Workspace aloitti tekemällä työympäristön kehityshankkeen, jonka tuloksena muun muassa enemmän yhteistyötä tekevien ryhmien työpisteet saatiin sijoitettua paremmin yhteen. Toiminnallisuus parani.
Partekin entiset tilat olivat jääneet ilmeeltään 80-luvulle, mutta perustassa oli paljon hyvää. KAVAlle suunniteltiin tilat kahteen kerrokseen. Alun perin kevyeksi ja pieneksi kaavaillun remontin tarkoitus oli säilyttää mahdollisimman paljon vanhaa, mutta urakka kasvoi matkan varrella, kuten usein käy. Toimitiloista purettiin alta muun muassa sauna- sekä uima-allastilat, jotka olivat pimeät. Seiniä purkamalla saatiin kaivattua valoisuutta. Toisaalta remontin kustannukset piti pitää kurissa, joten vanhasta huonejaosta pyrittiin säästämään niin paljon kuin mahdollista. Avokonttoreihin ei juurikaan päädytty. Talotekniikan sovittaminen oli hankalaa, sillä yläkerrassa kerroskorkeus oli matalaa. Suunnittelussa otettiin huomioon KAVAn identiteetin vahva korostaminen. Haluttiin, että tilaan saavuttaessa ei ole epäselvää arvata, minkä alan virastosta on kyse. Tähtitaivas-näyttelyssä vuonna 2007 olleet filmitähtien mustavalkoiset valokuvasuurennokset koristavat seiniä kaikkialla.
KAVAn toimialue on laaja ja mediakasvatuksen osuus on kasvussa.
– Se miten pedagogista puolta osana KAVAn toimintaa voitaisiin tukea, otettiin mukaan keskusteluun heti alkuvaiheessa. Halusimme esimerkiksi aulan, jossa voi pitää vaihtuvia näyttelyitä. Aulaan tuli myös katselupisteitä asiakkaille, Mikko Kuutti kertoo.
Elokuvateatterin toteuttaminen oli varsinainen haaste, johon upposi aikaa ja työtä molemmilta osapuolilta. Teatterin rakentaminen tekniikkoineen oli kirjaimellisesti millimetrityötä. Kaikki mahdollisuuksien rajoissa oleva tila otettiin käyttöön sekä hieman ylikin. Tavalliseen toimistoon elokuvateatteri olisikin mahdoton toteuttaa.
Visuaalisessa suunnittelussa ammennettiin ideoita elokuvan maailmasta. Mustavalkoinen väripaletti oli luonteva valinta. Lähes neonvihreä tehosteväri poimittiin KAVAn logosta. Väri piristää käytäviä sekä muun muassa kirjaston seiniä. Työntekijät ovat olleet tyytyväisiä uusiin tiloihin.
Yhteisten tilojen merkitys työympäristössä kasvaa
Ympäristö luo viihtyisyyttä myös alitajuntaisesti. Työilmapiiriin vaikuttavat kaikenlaiset ratkaisut, jotka täytyy ottaa huomioon suunnittelussa. Arkkitehti Heikki Prokkolan mielestä työympäristöiden toiminnallinen painopiste on muuttumassa.
– Työpaikoista on tulossa kohtaamispaikkoja, joissa kaikilla ei enää ole kiinteää omaa työpistettä. Etätyöskentelyn merkitys tulee kasvamaan. Itse asiassa panostamalla laatuun, viihtyisyyteen ja esteettisyyteen työpaikoille pyritään houkuttelemaan useammin ihmisiä, jotka voivat etätyöskennellä missä vain. Useat työnantajat ovat jo luopuneet työajan seurannasta, ja ymmärtävät, että tulos on se, joka ratkaisee. Työn luonteesta toki riippuen muutamilla aloilla työpisteitä alkaa olla vähemmän kuin työntekijöitä, joku kun on aina menossa. Sillä saadaan myös säästöä ja kun työntekijät vaihtavat paikkaa, ei muodostu kotipesiä, hän kertoo.
Uuden tekniikan mahdollisuuksia ymmärretään paremmin. Tietojärjestelmät alkavat olla niin kehittyneitä, että ne tukevat esimerkiksi paperitonta toimistoa ja kannettavat tietokoneet ovat nykyään tehokkaita.
Vanha hierarkia-ajattelu on myös pikkuhiljaa saamassa uusia piirteitä. Ei ehkä ole järkevää, että niillä, jotka ovat eniten poissa, on isoin huone. On mahdollista ajatella käytännöllisemmin kuin pelkästään saavutettuja etuja.
